¿Puede la empresa emplear la firma electrónica en el ámbito laboral?

Con el auge de las nuevas tecnologías y en un mercado laboral cada vez más global, las empresas buscan en los sistemas electrónicos las herramientas idóneas para la optimizar los trámites burocráticos. La firma electrónica en la empresa es una herramienta que agiliza los procesos y trámites cotidianos. No obstante, su uso creciente en el tráfico jurídico, plantea a veces problemas en cuanto a su validez.

Previsiones legales sobre la firma electrónica

Para resolver la cuestión de la validez de la firma electrónica en España, resulta necesario acudir en primer lugar a la regulación establecida a nivel comunitario. Esto es, al Reglamento 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Este reglamento regula la firma electrónica de manera unificada en la Unión Europea. La Ley 59/2003, sobre firma electrónica, lo hace por su parte a nivel nacional. La finalidad, en ambos casos, es dotar al tráfico jurídico de instrumentos que garanticen la autoría y autenticidad de un documento suscrito electrónicamente.

Atendiendo al art. 25 del Reglamento 910/2014, se dispone, en primer lugar, que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de serlo o por no ser cualificada. En segundo lugar, y aquí estriba la verdadera garantía de autenticidad, una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

En línea con esta regulación, se determina como requisito indispensable que la empresa que decida automatizar la firma de un contrato de trabajo de manera telemática con el máximo nivel de garantías jurídicas, lo haga a través de un sistema de firma electrónica cualificada.

Concepto de firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada es la que se elabora con un certificado de firma electrónica cualificado. Se trata de un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica concreta mediante un conjunto de claves. Para que sea cualificado, el certificado debe ser expedido por una Autoridad de Certificación Cualificada.

Actualmente, la firma electrónica cualificada es la que tiene un mayor nivel de seguridad en España, ya que cumple con lo dispuesto en el Reglamento 910/2014 (Reglamento eIDAS). Al gozar de validez jurídica, es, a estos efectos, equivalente a la firma manuscrita. Esto significa que, en el ámbito de las relaciones laborales, su empleabilidad es perfectamente válida.

Equiparabilidad y admisibilidad de la firma electrónica cualificada

El art. 8.1 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligatoriedad de celebrar los contratos de trabajo por escrito, salvo algunas excepciones. La ley requiere de cada vez más contratos en su forma escrita, en aras a conseguir una mayor seguridad jurídica. No obstante, atendiendo al status adquirido por la firma electrónica cualificada en cuanto a su equiparación con la manuscrita, este requisito se da por cumplido.

Siendo el contrato laboral un documento de carácter personalísimo, resulta especialmente conveniente asegurar que la prestación del consentimiento sea auténtica respecto a cada contrato que se celebre. La firma electrónica cualificada es la que realmente garantiza la autenticidad, autoría e identidad del consentimiento que se presta, proporcionando seguridad frente a su falsificación y protección con relación a su posible empleo por terceros. Todo ello garantiza su empleabilidad, por ejemplo, en un eventual juicio.

Otro factor importante a tener en cuenta es que el destinatario de los documentos laborales (ya sea el trabajador o la administración) ha de contar con una herramienta de firma electrónica cualificada al mismo nivel. Sólo así podrá garantizarse el perfeccionamiento del consentimiento y por tanto del contrato. Ello quiere decir que los estándares de autenticidad para la suscripción de un documento con plena eficacia a efectos jurídicos han de ser los mismos.

La conclusión es por tanto doble: por un lado, la firma electrónica cualificada es equiparable a la manuscrita; por otro, su uso en la empresa es válido en la firma de cualquier documento de índole laboral.

Este artículo no constituye asesoramiento jurídico

José Luis Carrascosa

Licenciado en Derecho por la Universidad Complutense de Madrid, Doble Máster en Abogacía y Asesoría Jurídica de Empresas por el Instituto de Empresas. José Luis es especialista en derecho laboral procesal para la empresa. Idiomas de trabajo: español e inglés. Si desea información adicional Contacte con José Luis Carrascosa