La nueva regulación que prepara el Gobierno en materia de registro de jornada laboral supone un cambio sustancial en la forma en que las empresas deberán cumplir con esta obligación legal.
Aunque el registro diario de jornada se introdujo en 2019, la experiencia práctica ha puesto de manifiesto importantes deficiencias en muchos sistemas utilizados: falta de fiabilidad, posibilidad de manipulación, escasa trazabilidad y dificultades de acceso para la Inspección de Trabajo.
En ese contexto, el Gobierno presentó en octubre de 2025 un borrador de Real Decreto cuyo objetivo declarado es modernizar el sistema de control horario, garantizar la objetividad de los registros y facilitar su verificación administrativa, reforzando así tanto la protección de los derechos laborales esenciales como la correcta remuneración de las horas extraordinarias y el respeto de los tiempos de descanso.
Aunque la norma se encuentra todavía en fase de consultas, proceso de audiencia e información pública, este trámite reglamentario previo anticipa una posible aprobación y entrada en vigor en 2026. Ello obliga a las empresas a analizar desde ahora su impacto operativo y jurídico.
Marco legal del registro de jornada laboral
Desde la perspectiva del derecho laboral español, el punto de partida sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que impone a las empresas la obligación de garantizar un registro diario de la jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización.
El borrador de Real Decreto de octubre de 2025 pretende desarrollar este mandato legal mediante una norma reglamentaria que concrete, entre otros aspectos:
- La obligatoriedad de un registro diario fiable y trazable
- El soporte del registro, con clara preferencia por sistemas digitales
- Las reglas sobre conservación, custodia y acceso a los datos
- Las garantías en materia de protección de datos conforme a la normativa aplicable.
Principales novedades del nuevo registro horario digital
El borrador presentado por el Ministerio de Trabajo y Economía Social introduce cambios relevantes que transforman el registro de jornada en un verdadero instrumento de control preventivo.
Registro digital obligatorio y verificable
Se establece la exigencia de un fichaje digital, online, inalterable y accesible, que deje constancia verificable de entradas, salidas, pausas y demás incidencias de la jornada.
Mayor nivel de detalle en el control de jornada
El registro deberá reflejar, como mínimo:
- Hora y minuto de inicio y finalización.
- Número de horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
- Modalidad de prestación (presencial o a distancia).
- Parcialidad del contrato.
- Pausas no computables como tiempo efectivo de trabajo.
Gestión y trazabilidad de modificaciones
Cualquier modificación del registro exigirá la autorización expresa de la persona trabajadora y de la empresa, dejando constancia del cambio y de su justificación, lo que elimina ajustes unilaterales no documentados.
Derecho de acceso y consulta
Las personas trabajadoras y sus representantes legales tendrán el derecho a acceder y obtener copia de los registros de forma inmediata, garantizando la protección de datos personales. Así mismo, la Inspección de Trabajo tendrá la posibilidad de acceder a estos registros de forma remota.
Teletrabajo, movilidad y desplazamientos
Se introducen reglas específicas para computar el tiempo efectivo de trabajo en situaciones de teletrabajo, trabajos móvil y desplazamientos, evitando tanto la doble contabilización o la invisibilización de tiempos reales de prestación de trabajo.
Conservación de registros y régimen sancionador
Se elevan los requisitos de conservación y se prevé un régimen sancionador más estricto, tanto por incumplimientos formales como sustantivos, con indicaciones sobre plazos mínimos de custodia de los registros.
Impacto del nuevo registro de jornada en las empresas
Estas novedades convierten el registro horario en un instrumento no sólo probatorio, sino también preventivo y operativo, destinado a vigilar el cumplimiento de los límites legales de jornada.
Su implantación implicará:
- Costes tecnológicos.
- Adaptación de procedimientos internos.
- Formación de personal y mandos intermedios.
- Revisión de políticas de recursos humanos y compliance laboral.
Cómo debe prepararse la empresa ante la entrada en vigor del nuevo sistema
Ante una eventual implantación en el año 2026, es recomendable que las empresas se anticipen mediante actuaciones como:
Revisión de los sistemas de control horario
Evitar registros en papel o documentos Excel y optar por soluciones digitales que garanticen inalterabilidad, trazabilidad y acceso remoto.
Definición de políticas internas claras
Documentar de forma precisa las políticas de fichaje, pausas, teletrabajo, modificaciones de jornada y gestión de incidencias, asegurando su coherencia con la futura norma.
Preguntas Frecuentes
Sí. Todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, con independencia de su tamaño.
El borrador de Real Decreto apuesta claramente por sistemas digitales verificables, lo que en la práctica supondrá el abandono de registros manuales.
Hora exacta de inicio y fin, horas ordinarias y extraordinarias, pausas, modalidad de trabajo y otras circunstancias relevantes.
La nueva regulación eleva las exigencias de conservación, fijando plazos mínimos que deberán cumplirse estrictamente.
Se prevé un régimen sancionador más severo, con multas por incumplimientos formales y materiales del control horario.
Si su empresa necesita adaptar sus sistemas a la nueva regulación del registro de jornada laboral,
