Jornada laboral en España, ¿qué debe tener en cuenta la empresa?

En aplicación del Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, desde el 12 de mayo de 2019 las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de trabajo de sus trabajadores. Esta medida se establece con el fin de controlar que no se superen las horas máximas de trabajo y que se paguen las horas extraordinarias. El registro de la jornada de trabajo es obligatorio para todas las empresas en España, so pena de multas que pueden alcanzar los 6.250 €.

1. Obligación de informar a los representantes legales de los trabajadores

Antes de establecer cualquier sistema de registro de jornada de trabajo, la empresa debe consensuarlo con los representantes legales de los trabajadores. Si no los hubiera, la empresa podrá decidir qué sistema implementar.

2. ¿Y si ya existe un sistema de registro de jornada?

Incluso en aquellas empresas en las que ya exista un sistema de registro de jornada, dicho sistema deberá ser negociado y aprobado por los representantes legales de los trabajadores, si los hubiere.

3. Trabajadores de alta dirección

Los trabajadores de alta dirección tienen una relación laboral especial y, por lo tanto, no están obligados a registrar su jornada.

4. El sistema de registro de jornada puede revelar otros incumplimientos

El sistema de registro de la jornada de trabajo puede revelar otros incumplimientos, ya sea por parte de la empresa (respeto de los tiempos de descanso, cambios sustanciales en las condiciones de trabajo, etc.), como por parte del trabajador (ausencias injustificadas, retrasos continuados, etc.). En este último caso la empresa tendrá derecho a ejercitar las acciones disciplinarias que correspondan frente al trabajador.

5. Formatos del registro de jornada

El registro de la jornada de trabajo puede llevarse en formato papel o en formato electrónico.

6. Tiempo de descanso, horas de guardia y pausas para el almuerzo

El sistema de registro de jornada debe registrar las horas efectivas de trabajo. A estos efectos, las vacaciones anuales, el tiempo de descanso, las horas de guardia o la hora del almuerzo no se consideran horas efectivas de trabajo. El sistema debe registrar también estos periodos a los efectos de la prevención de riesgos laborales.

7. Trabajadores flexibles

Las empresas están obligadas a cumplir con el registro de jornada, también respecto de los trabajadores flexibles. Dado que en estos casos el horario de trabajo diario puede ser variable, las empresas pueden establecer un período de referencia más amplio para determinar si se realizan horas extras. La referencia debe acordarse previamente con los representantes legales de los trabajadores, si los hubiere, y puede ser de un mes o incluso de un año. Por consiguiente, un exceso diario de tiempo de trabajo puede no ser considerado como horas extra si, dentro del período de referencia, se respeta el tiempo máximo de trabajo.

8. Teletrabajo

Las empresas están obligadas a cumplir con el registro de jornada de los teletrabajadores. Los trabajadores pueden registrar sus horas de trabajo y enviar diariamente la información por correo electrónico a la empresa. El registro también puede llevarse a cabo electrónicamente.

9. Desconexión digital

De acuerdo con el artículo 88.3 de la Ley 3/2018 de protección de datos personales, la empresa está legalmente obligada a establecer una política interna sobre el derecho de desconexión digital fuera del horario laboral.

10. Conservación de los registros

Los registros de jornada de trabajo deben ser conservados durante cuatro años. Deben estar disponibles en el lugar de trabajo en caso de que los empleados, la autoridad o los representantes de los trabajadores los soliciten.

11. Trabajadores subcontratados en la empresa

La empresa no debe cumplir con el registro de jornada de los trabajadores subcontratados. Recae sobre la empresa subcontratada la responsabilidad de cumplir con todas las obligaciones legales en materia laboral, incluido el adecuado registro de la jornada de trabajo.

12. El registro de jornada como prueba de horas extraordinarias

Un registro de jornada que no muestre horas extraordinarias no significa que no se haya incurrido en las mismas. La empresa debe cumplir con dos obligaciones independientes de registro. Por un lado, el registro de jornada, por otro el registro de horas extraordinarias, si las hubiera.

Aunque en el caso de las horas extraordinarias, la carga de la prueba recae en el trabajador, si la empresa no tiene establecido un registro de jornada, no le resultará difícil al trabajador presentar pruebas ante el Tribunal de las horas extraordinarias.

13. Protección de datos

La empresa deberá tratar el registro de jornada como datos personales protegidos. A la luz de lo anterior, es aconsejable informar explícitamente a los trabajadores de que el sistema de registro de jornada puede dar lugar a medidas disciplinarias por parte de la empresa en caso de incumplimiento con las obligaciones de tiempo de trabajo.

14. Acceso al registro

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social tendrá acceso al registro de jornada de trabajo. Los representantes legales de los trabajadores también tendrán acceso, pero limitado al lugar de trabajo que representan. Por último, los trabajadores sólo tendrán acceso a sus propios registros de jornada de trabajo.

15. Comunicación de los resultados

La empresa no tiene la obligación de comunicar los resultados del registro de jornada, ni de proporcionar un informe mensual a sus trabajadores, obligatorio sin embargo en el caso de las horas extraordinarias.

Sólo si los trabajadores solicitan sus registros, la empresa tendrá la obligación de mostrarlos sin que la entrega de una copia sea necesaria.

Si desea información adicional en materia del registro de jornada en España,